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e-Invoice – Funktionsweise

Das Verfahren e-Invoicing realisiert den elektronischen Austausch von Rechnungen von unseren Partnerunternehmen zu Audi. Die Abwicklung dieses Datenaustauschs wird durch unser Dienstleisterunternehmen First Business Post unterstützt.

Die First Business Post ist ein Unternehmen, das Datenaustausch zwischen Unternehmen als Dienstleistung anbietet. Im Unterschied zum klassischen Electronic Data Interchange (Datenaustausch über bilateral definierte Schnittstellen mit vorgelagerten Konvertern) hat die First Business Post eine Reihe kostenloser Softwarepakete entwickelt, die Daten dort abholen, wo sie heute entstehen: beim Ausdruck. Innerhalb weniger Sekunden kann virtuelles Papier erzeugt werden, das all die Informationen enthält, die auch auf das Papier gedruckt worden wären.

Die zur Verfügung gestellte Software kümmert sich um den sicheren und kostengünstigen elektronischen Versand an das Dienstleistungszentrum der First Business Post. Dort werden die Daten gemäß den Angaben der AUDI AG automatisiert vom virtuellen Papier erfasst, in das erforderliche Datenformat konvertiert und an die AUDI AG übermittelt, sodass wir eine automatisierte Weiterverarbeitung vornehmen können.

Wie funktioniert die Dienstleistung?

  • Unsere Partnerunternehmen müssen ihre Rechnungen nicht mehr – wie bisher – ausdrucken, sondern übermitteln diese in einem elektronischen Format.
  • Die First Business Post erfasst die von der AUDI AG benötigten Angaben.
  • Der herkömmliche teure und umständliche Postweg entfällt.
  • Der Service stellt damit eine intelligente Verbindung zwischen Ihren und unseren EDV-Systemen dar.

Datensicherheit

Mittels einer Kombination aus Digitaler Signatur und modernsten Verschlüsselungstechniken wird die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet. In Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden wurde in Deutschland und in der Schweiz eine Freigabe des Verfahrens aus steuerrechtlicher Sicht erwirkt.

Voraussetzungen

Ein normaler Windows-Computer mit E-Mail und Internet-Zugang genügen. Ihre Software zur Rechnungserstellung muss lediglich die Auswahl eines Druckers zulassen.

Welche Dienstleistungen übernimmt die First Business Post?

Als Zwischenstation auf dem Weg Ihrer Rechnungen zu uns übernimmt die First Business Post die Erfassung, Konvertierung und Zustellung der Rechnungen an Audi.